دورة حياة الدوام: من الطلب إلى المقطع
قبل أن يتسنى شغل أي دوام أصلًا، يمر بأربع مراحل — من الطلب القابل للتحرير بحرية، عبر الطلب المختوم غير القابل للتغيير، إلى الدوام القابل للتخطيط ومقاطعه. والغاية من ذلك: ما تم الاتفاق عليه يبقى قابلًا للرجوع إليه بشكل دائم؛ وما تعيد الحياة اليومية تخطيطه بعد ذلك يبقى مع ذلك مرنًا.
الدوام هنا ليس مرتبطًا بالضرورة بطلب من عميل — إذ يمثّل Klacks الدوامات الداخلية المنتظمة دون ارتباط بعميل تمامًا كما يمثّل الطلبات المعقدة ذات عمليات التوصيل المتعددة أو المهام المقسَّمة إلى عدة مقاطع حاوية.
كيف يعمل هذا
1. الطلب — قابل للتحرير بحرية. يبدأ كل دوام جديد هنا. في صفحة الدوامات، يفتح الزر + طلب جديد نموذج الإدخال؛ تُعدّلون الطلب بقدر ما تريدون، وجميع الحقول مفتوحة. لا يظهر بعد في جدول المناوبات، وبالتالي لا يمكن أيضًا تخطيط موظفين عليه. إلا أنه ليس مجرد مسودة — إنه طلب حقيقي، فقط لم يُختم بعد. في قائمة الدوامات، يُدرج Klacks هذه المرحلة تحت الطلبات. إذا انتقلتم هناك إلى الدوامات القابلة للتخطيط، يصبح اسم الزر + دوام جديد: فهو ينشئ طلبًا دون ارتباط بعميل — لعمل عام لا يكلّف به أو يدفع مقابله أي طرف خارجي. عندئذٍ تُحذَف بطاقة العنوان؛ وهذا الدوام أيضًا يمر بالمراحل الأربع.
2. الطلب المختوم — غير قابل للتغيير. عندما يصبح الطلب نهائيًا، تختمونه بزر القفل في بطاقة عام. من هذه اللحظة يكون مقفلًا ويبقى محفوظًا بشكل دائم كصورة ملزمة للاتفاق — حتى عندما يكون سير العمل اليومي قد أعاد تخطيط الدوام منذ زمن طويل. بعد الحفظ، هذا غير قابل للتراجع. أما الطلبات التي بلغت هذه المرحلة بالفعل، فتُظهرها في قائمة الدوامات خانة الاختيار عرض الطلبات المختومة فقط.
3. الدوام القابل للتخطيط — هنا يتم التخطيط. ينشئ الختم دفعة واحدة، ومرة واحدة بالضبط، الدوام القابل للتخطيط: نسخة مرتبطة بالطلب. هذا الدوام هو أول من يظهر في شبكة التخطيط: مصفوفتكم الزمنية التفاعلية، وعليه فقط يمكن حجز موظفين — ويبقى قابلًا للتحرير. أي حفظ لاحق مجددًا لا ينشئ نسخة ثانية. تجدونه في قائمة الدوامات تحت الدوامات القابلة للتخطيط.
4. المقاطع — الدوام المقصوص. يمكن قصّ دوام قابل للتخطيط، مثلًا حسب الأيام أو المقاطع الزمنية. يصبح الدوام السابق نفسه عندئذٍ مقطعًا واحدًا، وتنشأ المقاطع الأخرى بجانبه. جميع المقاطع بدورها قابلة للتخطيط، وهي التي تحمل الشغل الفعلي بعد ذلك. أما الطلب المختوم فيبقى غير متأثر بذلك — فهو العقد في الخلفية ويبقى كذلك.
متى يصبح زر القفل نشِطًا: يبقى رماديًا طالما لم يكن الطلب مكتملًا بما يكفي للتخطيط — أي إلى أن تُملأ الاختصار والاسم وتاريخ البدء، ويُختار يوم أسبوع واحد على الأقل ومجموعة واحدة على الأقل، ويكون كل من عدد المهام وعدد الموظفين لكل شفت أكبر من صفر. وتلميحه لا لبس فيه: "بعد القفل، يصبح الطلب غير قابل للتغيير وجاهزًا للتخطيط."
الاستثناء الوحيد من عدم القابلية للتغيير: إذا لم يكن لطلب مختوم تاريخ انتهاء — مثلًا لأن الطلب يتجدد باستمرار أو لأن نهايته لا تزال مفتوحة — يجوز لكم تعيين هذا الحقل الواحد لاحقًا أيضًا. الشرط: ألا تكون هناك دوامات مخطَّطة بعد ابتداءً من التاريخ المختار. بعد ذلك يُقفَل هذا الحقل أيضًا مثل جميع الحقول الأخرى.
مثال: في 1 مايو تُسجّلون الطلب "زفاف مولر" وتنقّحونه على مدى يومين. في 3 مايو يؤكد العميل — فتختمون الطلب. يُثبّت Klacks الطلب وينشئ إلى جانبه الدوام القابل للتخطيط. في 4 مايو يُدخل التخطيط موظفَين، وفي 5 مايو يُقصّ الدوام إلى مقطعين. في 1 يونيو تُغلَق الفترة وتُقفَل الإدخالات على المقاطع. الطلب المختوم من 3 مايو لم يتغيّر أبدًا خلال كل ذلك.
بطاقات نموذج الإدخال. ينقسم النموذج إلى بطاقات يمكن طيّها وفتحها كل على حدة؛ ويتم الحفظ أو الإلغاء عبر شريط الحفظ أسفل مساحة العمل. جزء من البطاقات لا يظهر إلا عند تفعيل مفتاح وضع الخبير في بطاقة عام:
- عام — الاختصار (6 أحرف كحد أقصى؛ يقترحه Klacks تلقائيًا أثناء كتابة الاسم)، الاسم، تاريخا البدء والانتهاء، والملاحظات. هنا أيضًا يوجد زر القفل ومفتاح وضع الخبير.
- المجموعة — تُسنِد الدوام إلى مجموعة واحدة أو أكثر. مجموعة واحدة على الأقل إلزامية؛ وطالما لم تُختَر أي مجموعة، يشير مربع معلومات إلى ذلك.
- المؤهلات المطلوبة — أي مؤهلات يتطلبها الدوام، كل منها بحد أدنى للمستوى (من منخفض إلى خبير) وبيان ما إذا كانت إلزامية.
- الساعات وأيام الأسبوع — وقت البدء، وقت الانتهاء، والمدة، بالإضافة إلى أيام الأسبوع التي يقع فيها الدوام، وقاعدتان للعطلات الرسمية. في وضع الخبير يمكنكم بدلًا من ذلك إدارة الدوام هنا كإطار زمني: عندئذٍ يقع بمرونة ضمن النافذة بين وقت البدء ووقت الانتهاء، وتُحتسب المدة المُدخَلة.
- الماكرو (وضع الخبير) — يربط الدوام بـماكرو لاحتساب المدة والأجر.
- العنوان — العميل أو موقع العمل، يُبحث عنه بالاسم أو رقم الهوية. عمود التصفية على اليمين يحدد نطاق هذا البحث بالذات.
- الخصائص الخاصة (وضع الخبير) — الاستخدام العرضي مع دوريته، الإحاطة والاستخلاص، زمن الذهاب والعودة، بالإضافة إلى عدد الموظفين والمهام لكل شفت.
- المصاريف الافتراضية (وضع الخبير) — مصاريف تنشأ بانتظام في هذا الدوام، كل منها بتسمية ومبلغ وبيان ما إذا كانت خاضعة للضريبة.
كيفية شغل الدوامات القابلة للتخطيط بعد ذلك، تصفه التخطيط التلقائي: نقرة واحدة، والباقي يعمل في الخلفية وشبكة التخطيط: مصفوفتكم الزمنية التفاعلية.
معلومات مفيدة
- الختم هنا يعني شيئًا مختلفًا عمّا في سير عمل الاعتماد. ختم طلب يجمّد وصف الدوام — أي ما يجب فعله، بشكل دائم. أما سير عمل الاعتماد: من المسودة إلى الخطة الملزمة وإغلاق الفترة فيقفلان بدلًا من ذلك الإدخالات في أيام محددة. يعمل كلاهما بشكل مستقل عن الآخر.
- تنشأ الطلبات أيضًا تلقائيًا. إلى جانب نموذج الإدخال، يمثّل استيراد ERP الطريق الثاني: تصل الطلبات الواردة من هناك أيضًا في البداية كطلب غير مختوم، ويجب فحصها وختمها.
- الطلب المنسي يُذكّر بنفسه. إذا بقي طلب غير مختوم قبيل موعد بدايته بقليل، ينبّه Klacksy كعضو استباقي في الفريق إلى ذلك بنوع الملاحظة "طلب مفتوح" — لأن غير المختوم يعني: غير قابل للتخطيط.
- دوامات الحاوية تعمل بشكل مختلف قليلًا. الحاوية غلاف يجمع عدة دوامات جزئية؛ ولذلك ليس لها عميل ولا عنوان، وتُحذَف بطاقتا العنوان والمصاريف الافتراضية. لا تعرض بطاقة الخصائص الخاصة معها سوى خيار الاستخدام العرضي. تجدون خانة الاختيار "هي حاوية" في وضع الخبير ضمن بطاقة عام، ولا يمكن تفعيلها إلا طالما الطلب لا يزال غير مختوم.
- الدوامات العرضية ودوامات الإطار الزمني لا تُحتسب. لا تظهر كلتاهما عمدًا في شريط الدوامات في مراقب الموارد، لأنهما لا تمثّلان احتياجًا يوميًا ثابتًا.
جرّبوه مباشرة: ساحة تجارب Klacks — تسجيل الدخول admin@test.com / P@ssw0rt1، تتم إعادة تعيين البيانات يوميًا.