วงจรชีวิตของกะงาน: จากคำสั่งซื้อสู่ส่วนย่อย
ก่อนที่กะงานหนึ่งจะสามารถจัดคนประจำได้ กะงานนั้นต้องผ่านสี่ขั้นตอน — จากคำสั่งซื้อที่แก้ไขได้อย่างอิสระ ผ่านคำสั่งซื้อที่ปิดผนึกแล้วซึ่งเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ไปจนถึงกะงานที่วางแผนได้และส่วนย่อยของกะงานนั้น เหตุผลเบื้องหลังคือ: สิ่งที่ตกลงกันไว้จะยังคงย้อนดูได้อย่างถาวร ส่วนสิ่งที่การทำงานประจำวันวางแผนใหม่ภายหลังก็ยังคงยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนได้
กะงานหนึ่งไม่จำเป็นต้องผูกกับคำสั่งซื้อเสมอไป — Klacks รองรับทั้งกะงานภายในที่เกิดขึ้นเป็นประจำโดยไม่เกี่ยวข้องกับลูกค้า และคำสั่งซื้อที่ซับซ้อนซึ่งมีรอบการจัดส่งจำนวนมาก หรือการปฏิบัติงานที่ถูกแบ่งออกเป็นส่วนย่อยแบบ Container หลายส่วน
วิธีการทำงาน
1. คำสั่งซื้อ — แก้ไขได้อย่างอิสระ กะงานใหม่ทุกรายการเริ่มต้นที่นี่ ในหน้ากะงาน ปุ่ม + คำสั่งซื้อใหม่ จะเปิดหน้าฟอร์มกรอกข้อมูล คุณแก้ไขคำสั่งซื้อได้บ่อยเท่าที่ต้องการ ทุกฟิลด์เปิดให้แก้ไขได้ทั้งหมด คำสั่งซื้อยังไม่ปรากฏในแผนการปฏิบัติงาน จึงยังไม่สามารถจัดพนักงานเข้าประจำได้ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่แค่ร่างคร่าว ๆ — มันคือคำสั่งซื้อจริง เพียงแต่ยังไม่ถูกปิดผนึกเท่านั้น ในรายการกะงาน Klacks จัดขั้นตอนนี้ไว้ภายใต้แท็บ คำสั่งซื้อ หากคุณสลับไปที่ กะงานที่วางแผนได้ ปุ่มจะเปลี่ยนเป็น + กะงานใหม่: ซึ่งจะสร้างคำสั่งซื้อที่ไม่ผูกกับลูกค้า — สำหรับงานทั่วไปที่ไม่มีใครจากภายนอกว่าจ้างและจ่ายเงิน ในกรณีนี้การ์ด ที่อยู่ จะหายไป แต่กะงานนี้ก็ยังคงผ่านสี่ขั้นตอนเช่นเดียวกัน
2. คำสั่งซื้อที่ปิดผนึกแล้ว — เปลี่ยนแปลงไม่ได้ เมื่อคำสั่งซื้อลงตัวแล้ว คุณปิดผนึกด้วยปุ่มแม่กุญแจในการ์ด ทั่วไป นับจากขณะนั้น คำสั่งซื้อจะถูกล็อกและคงอยู่ถาวรในฐานะภาพสะท้อนที่มีผลผูกพันของข้อตกลงนั้น — แม้ในภายหลังการดำเนินงานประจำวันจะวางแผนกะงานนั้นใหม่ไปแล้วก็ตาม หลังจากบันทึกแล้ว การกระทำนี้ ย้อนกลับไม่ได้ คำสั่งซื้อใดบ้างที่มาถึงขั้นตอนนี้แล้ว ดูได้จากเช็กบ็อกซ์ แสดงเฉพาะคำสั่งซื้อที่ปิดผนึกแล้ว ในรายการกะงาน
3. กะงานที่วางแผนได้ — จุดที่การวางแผนเกิดขึ้น การปิดผนึกจะสร้างกะงานที่วางแผนได้ขึ้นในคราวเดียว และเพียงครั้งเดียวเท่านั้น: เป็นสำเนาที่เชื่อมโยงกับคำสั่งซื้อนั้น มีเพียงกะงานนี้เท่านั้นที่ปรากฏใน กริดแผนงาน: เมทริกซ์เวลาแบบอินเทอร์แอกทีฟของคุณ และมีเพียงกะงานนี้เท่านั้นที่สามารถจองพนักงานได้ — และยังคงแก้ไขได้อยู่ การบันทึกซ้ำในภายหลังจะไม่สร้างสำเนาที่สองขึ้นมา ในรายการกะงานคุณจะพบมันอยู่ภายใต้ กะงานที่วางแผนได้
4. ส่วนย่อย — กะงานที่ถูกแบ่งตัด กะงานที่วางแผนได้สามารถถูกแบ่งตัดได้ เช่น แบ่งตามวันหรือตามช่วงเวลา กะงานเดิมจะกลายเป็นส่วนย่อยหนึ่งด้วยตัวเอง ส่วนย่อยอื่น ๆ จะเกิดขึ้นเพิ่มเติมข้าง ๆ กัน ส่วนย่อยทั้งหมดสามารถวางแผนได้อีกครั้งและเป็นตัวที่รองรับการจัดคนประจำจริง ๆ ส่วนคำสั่งซื้อที่ปิดผนึกแล้วจะไม่ได้รับผลกระทบใด ๆ จากสิ่งนี้เลย — มันยังคงเป็นสัญญาเบื้องหลังต่อไป
ปุ่มแม่กุญแจจะเปิดใช้งานเมื่อใด: ปุ่มจะเป็นสีเทาไปเรื่อย ๆ จนกว่าคำสั่งซื้อจะครบถ้วนเพียงพอสำหรับการวางแผน — คือกรอกอักษรย่อ ชื่อ และวันที่เริ่มต้นแล้ว เลือกวันในสัปดาห์อย่างน้อยหนึ่งวันและกลุ่มอย่างน้อยหนึ่งกลุ่มแล้ว และทั้งจำนวนงานและจำนวนพนักงานต่อกะมากกว่าศูนย์ ทูลทิปของปุ่มบอกไว้ชัดเจนว่า "หลังจากล็อกแล้ว คำสั่งซื้อจะเปลี่ยนแปลงไม่ได้และพร้อมสำหรับการวางแผน"
ข้อยกเว้นเดียวของความเปลี่ยนแปลงไม่ได้: หากคำสั่งซื้อที่ปิดผนึกแล้วไม่มีวันที่สิ้นสุด — เช่น เพราะคำสั่งซื้อขยายต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ หรือวันสิ้นสุดยังไม่แน่นอน — คุณสามารถกำหนดฟิลด์นี้เพิ่มเติมได้ในภายหลัง โดยมีเงื่อนไขว่า: ยังไม่มีการวางแผนกะงานใดตั้งแต่วันที่ที่เลือกไว้เป็นต้นไป หลังจากนั้นฟิลด์นี้ก็จะถูกล็อกเช่นเดียวกับฟิลด์อื่น ๆ ทั้งหมด
ตัวอย่าง: วันที่ 1 พฤษภาคม คุณบันทึกคำสั่งซื้อ "งานแต่งงานมึลเลอร์" และปรับแก้ต่อเนื่องเป็นเวลาสองวัน วันที่ 3 พฤษภาคม ลูกค้ายืนยัน — คุณจึงปิดผนึก Klacks บันทึกคำสั่งซื้อนั้นไว้อย่างถาวรและสร้างกะงานที่วางแผนได้ขึ้นควบคู่กัน วันที่ 4 พฤษภาคม ฝ่ายจัดตารางเวรกรอกพนักงานสองคนเข้าไป วันที่ 5 พฤษภาคม กะงานนั้นถูกแบ่งตัดออกเป็นสองส่วนย่อย วันที่ 1 มิถุนายน งวดถูกปิดและรายการต่าง ๆ บนส่วนย่อยเหล่านั้นถูกล็อกไว้ ตลอดทั้งหมดนี้ คำสั่งซื้อที่ปิดผนึกไปแล้วเมื่อวันที่ 3 พฤษภาคมไม่เคยถูกเปลี่ยนแปลงเลยแม้แต่น้อย
การ์ดต่าง ๆ ของหน้าฟอร์มกรอกข้อมูล ฟอร์มนี้แบ่งออกเป็นการ์ดต่าง ๆ ที่คุณพับเก็บและขยายได้ทีละใบ การบันทึกและยกเลิกทำผ่านแถบบันทึกที่ด้านล่างของพื้นที่ทำงาน การ์ดบางส่วนจะปรากฏก็ต่อเมื่อคุณเปิดสวิตช์ โหมดผู้เชี่ยวชาญ ในการ์ด ทั่วไป เท่านั้น:
- ทั่วไป — อักษรย่อ (ไม่เกิน 6 ตัวอักษร Klacks จะแนะนำให้อัตโนมัติขณะพิมพ์ชื่อ), ชื่อ, วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด รวมถึงบันทึกย่อ ปุ่มแม่กุญแจและสวิตช์โหมดผู้เชี่ยวชาญก็อยู่ที่นี่เช่นกัน
- กลุ่ม — จัดกะงานให้อยู่ในหนึ่งกลุ่มหรือหลายกลุ่ม ต้องเลือกอย่างน้อยหนึ่งกลุ่มเสมอ ตราบใดที่ยังไม่ได้เลือก กล่องข้อความแจ้งเตือนจะเตือนไว้ให้
- คุณสมบัติที่จำเป็น — ระบุว่ากะงานต้องการ คุณสมบัติ ใดบ้าง พร้อมระดับขั้นต่ำ (ตั้งแต่น้อยไปจนถึงผู้เชี่ยวชาญ) และระบุว่าเป็นข้อบังคับหรือไม่
- ชั่วโมงและวันในสัปดาห์ — เวลาเริ่มต้น เวลาสิ้นสุด และระยะเวลา รวมถึงวันในสัปดาห์ที่กะงานนี้เกิดขึ้น พร้อมกฎวันหยุดนักขัตฤกษ์สองข้อ ในโหมดผู้เชี่ยวชาญ คุณสามารถกำหนดกะงานนี้เป็นแบบกรอบเวลาแทนได้: กะงานจะอยู่ในกรอบระหว่างเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดอย่างยืดหยุ่น และนับตามระยะเวลาที่กรอกไว้
- มาโคร (โหมดผู้เชี่ยวชาญ) — เชื่อมโยงกะงานกับมาโคร สำหรับการคำนวณระยะเวลาและค่าจ้าง
- ที่อยู่ — ลูกค้าหรือสถานที่ปฏิบัติงาน ค้นหาได้ด้วยชื่อหรือหมายเลขประจำตัว คอลัมน์ตัวกรองด้านขวาช่วยจำกัดขอบเขตการค้นหานี้ให้แคบลง
- คุณลักษณะพิเศษ (โหมดผู้เชี่ยวชาญ) — การปฏิบัติงานแบบประปรายพร้อมความถี่ การบรีฟและการสรุปงาน เวลาเดินทางไปและกลับ รวมถึงจำนวนพนักงานและจำนวนงานต่อกะ
- เบี้ยเลี้ยงมาตรฐาน (โหมดผู้เชี่ยวชาญ) — เบี้ยเลี้ยงที่เกิดขึ้นเป็นประจำสำหรับกะงานนี้ พร้อมชื่อรายการ จำนวนเงิน และระบุว่าต้องเสียภาษีหรือไม่
วิธีที่กะงานที่วางแผนได้จะถูกจัดคนประจำในขั้นตอนถัดไปนั้น อธิบายไว้ที่ การวางแผนอัตโนมัติ: คลิกเดียว ส่วนที่เหลือทำงานอยู่เบื้องหลัง และ กริดแผนงาน: เมทริกซ์เวลาแบบอินเทอร์แอกทีฟของคุณ
ข้อมูลที่ควรทราบ
- การปิดผนึกที่นี่มีความหมายต่างจากในขั้นตอนการอนุมัติ การปิดผนึกคำสั่งซื้อจะแช่แข็ง คำอธิบาย ของกะงานไว้อย่างถาวร — คือสิ่งที่ต้องทำ ในขณะที่ ขั้นตอนการอนุมัติ: จากฉบับร่างสู่แผนที่มีผลผูกพัน และการปิดงวด จะล็อก รายการของวันที่เฉพาะเจาะจง แทน ทั้งสองอย่างทำงานเป็นอิสระต่อกัน
- คำสั่งซื้อยังเกิดขึ้นแบบอัตโนมัติได้ด้วย นอกจากหน้าฟอร์มกรอกข้อมูลแล้ว การนำเข้าจาก ERP ก็เป็นอีกช่องทางหนึ่ง: คำสั่งซื้อที่มาจากที่นั่นก็จะเข้ามาในรูปแบบคำสั่งซื้อที่ยังไม่ปิดผนึกก่อนเช่นกัน และต้องได้รับการตรวจสอบและปิดผนึกต่อไป
- คำสั่งซื้อที่ถูกลืมจะส่งเสียงเตือนเอง หากคำสั่งซื้อยังไม่ถูกปิดผนึกจนใกล้ถึงเวลาเริ่มต้นแล้ว Klacksy ในฐานะสมาชิกทีมเชิงรุก จะแจ้งเตือนด้วยประเภทข้อสังเกต "คำสั่งซื้อที่ยังเปิดอยู่" — เพราะยังไม่ปิดผนึกหมายความว่า: ยังวางแผนไม่ได้
- กะงานแบบ Container ทำงานแตกต่างออกไปเล็กน้อย Container คือเปลือกที่รวบรวมกะงานย่อยหลายรายการไว้ด้วยกัน จึงไม่มีทั้งลูกค้าและที่อยู่ ทำให้การ์ด ที่อยู่ และ เบี้ยเลี้ยงมาตรฐาน หายไป ส่วนการ์ด คุณลักษณะพิเศษ จะแสดงเฉพาะตัวเลือกสำหรับการปฏิบัติงานแบบประปรายเท่านั้น เช็กบ็อกซ์ "เป็น Container" อยู่ในโหมดผู้เชี่ยวชาญที่การ์ด ทั่วไป และตั้งค่าได้เฉพาะตราบใดที่คำสั่งซื้อยังไม่ถูกปิดผนึกเท่านั้น
- กะงานแบบประปรายและกะงานแบบกรอบเวลาไม่ถูกนับรวม ทั้งสองแบบตั้งใจไม่ให้ปรากฏในแถบกะงานของตัวติดตามทรัพยากร เพราะไม่ได้สะท้อนความต้องการรายวันที่แน่นอน
ลองใช้งานได้ทันที: Klacks Playground — เข้าสู่ระบบด้วย admin@test.com / P@ssw0rt1 ข้อมูลจะถูกรีเซ็ตทุกวัน