Hoppa till huvudinnehåll

Ett skifts livscykel: från beställning till segment

Innan ett skift över huvud taget kan bemannas genomgår det fyra steg — från den fritt redigerbara beställningen via den oföränderliga förseglade beställningen till det planeringsbara skiftet och dess segment. Tanken bakom detta: Det som avtalats förblir varaktigt läsbart; det som vardagen därefter planerar om förblir ändå rörligt.

Ett skift är därvid inte nödvändigtvis kopplat till en beställning — Klacks avbildar såväl interna, regelbundna skift utan kundkoppling som komplexa beställningar med många leveranser eller insatser uppdelade i flera container-segment.

Så fungerar det​

1. Beställning — fritt redigerbar. Varje nytt skift börjar här. På skiftsidan öppnar knappen + ny beställning registreringsformuläret; du bearbetar beställningen så ofta du vill, alla fält står öppna. I schemat visas den ännu inte, och därmed kan heller inga medarbetare schemaläggas på den. En ren skiss är den ändå inte — den är en riktig beställning, bara ännu inte förseglad. I skiftlistan listar Klacks detta steg under Beställningar. Växlar du där till Planeringsbara skift heter knappen + nytt skift: Den skapar en beställning utan kundkoppling — för allmänt arbete som ingen extern part beställer och betalar för. Kortet Adress utgår då; de fyra stegen genomgår även det här skiftet.

2. Förseglad beställning — oföränderlig. Är beställningen fastställd förseglar du den med låsknappen i kortet Allmänt. Från och med det ögonblicket är den spärrad och bevaras varaktigt som en bindande avbild av avtalet — även då den löpande verksamheten för länge sedan har planerat om skiftet. Efter sparandet är detta inte reversibelt. Vilka beställningar som redan nått det här steget visar kryssrutan Visa endast förseglade beställningar i skiftlistan.

3. Planeringsbart skift — här planeras det. Förseglingen skapar i ett svep, och exakt en enda gång, det planeringsbara skiftet: en kopia kopplad till beställningen. Först det här skiftet visas i Planeringsrutnätet: din interaktiva tidsmatris, först på det kan medarbetare bokas — och det förblir redigerbart. Ett senare, förnyat sparande skapar ingen andra kopia. I skiftlistan hittar du det under Planeringsbara skift.

4. Segment — det tillskurna skiftet. Ett planeringsbart skift kan skäras till, till exempel efter dagar eller tidsavsnitt. Det tidigare skiftet blir då själv ett segment, de övriga uppstår bredvid. Alla segment är i sin tur planeringsbara och bär då den egentliga bemanningen. Den förseglade beställningen förblir opåverkad av detta — den är och förblir avtalet i bakgrunden.

När låsknappen blir aktiv: Den förblir grå tills beställningen är fullständig nog för planering — förkortning, namn och från-datum är ifyllda, minst en veckodag och minst en grupp är valda, och både antalet uppgifter och antalet medarbetare per skift är större än noll. Verktygstipset säger det entydigt: "Efter spärrning är beställningen oföränderlig och redo för planering."

Det enda undantaget från oföränderligheten: Har en förseglad beställning inget till-datum — till exempel för att beställningen löpande förlängs eller dess slut ännu är öppet — får du sätta just det fältet även i efterhand. Förutsättning: Från och med det valda datumet är inga skift ännu inplanerade. Därefter är även det här fältet spärrat som alla andra.

Ett exempel: Den 1 maj registrerar du beställningen "Bröllop Müller" och finjusterar den under två dagar. Den 3 maj bekräftar kunden — du förseglar. Klacks skriver fast beställningen och skapar samtidigt det planeringsbara skiftet. Den 4 maj bokar disponeringen in två medarbetare, den 5 maj delas skiftet i två segment. Den 1 juni avslutas perioden och posterna på segmenten spärras. Den förseglade beställningen från den 3 maj har genom allt detta aldrig ändrats.

Registreringsformulärets kort. Formuläret är indelat i kort som du fäller ut och ihop var för sig; sparande och förkastande sker via sparraden längst ner i arbetsytan. En del av korten visas först när du i kortet Allmänt slår på brytaren Expertläge:

  • Allmänt — Förkortning (högst 6 tecken; Klacks föreslår den automatiskt medan du skriver namnet), namn, från- och till-datum samt anteckningar. Här sitter även låsknappen och brytaren för expertläget.
  • Grupp — knyter skiftet till en eller flera grupper. Minst en grupp är obligatorisk; så länge ingen är vald påpekar en informationsruta det.
  • Nödvändiga kvalifikationer — vilka kvalifikationer skiftet kräver, vardera med lägsta nivå (Låg till Expert) och uppgift om huruvida den är obligatorisk.
  • Timmar och veckodagar — från-tid, till-tid och varaktighet samt veckodagarna då skiftet förekommer, dessutom två helgdagsregler. I expertläget kan du i stället föra skiftet som en tidsram här: Det ligger då flexibelt inom fönstret mellan från- och till-tid, och det är den angivna varaktigheten som räknas.
  • Makro (expertläge) — kopplar skiftet till ett makro för varaktighets- och löneberäkningen.
  • Adress — kunden respektive insatsplatsen, sökt via namn eller ID-nummer. Filterkolumnen till höger avgränsar just den sökningen.
  • Särskilda kännetecken (expertläge) — sporadisk insats samt periodicitet, briefing och debriefing, res- och returtid samt antalet medarbetare och uppgifter per skift.
  • Standardutlägg (expertläge) — utlägg som regelbundet uppstår vid det här skiftet, vardera med beteckning, belopp och uppgift om huruvida de är skattepliktiga.

Hur de planeringsbara skiften därefter bemannas beskrivs i Autoplanering: ett klick, resten körs i bakgrunden och Planeringsrutnätet: din interaktiva tidsmatris.

Bra att veta​

  • Att försegla betyder här något annat än i godkännandeflödet. Förseglingen av en beställning fryser skiftets beskrivning — vad som ska göras, varaktigt. Godkännandeflödet: från utkast till bindande schema och Periodavslutet spärrar däremot posterna på konkreta dagar. Bägge löper oberoende av varandra.
  • Beställningar uppstår även automatiskt. Vid sidan av registreringsformuläret är ERP-importen den andra vägen: Beställningar som kommer därifrån hamnar likaså först som en oförseglad beställning och måste granskas och förseglas.
  • En glömd beställning hör av sig. Förblir en beställning oförseglad strax innan den ska börja uppmärksammar Klacksy som proaktiv teammedlem det med fyndtypen "Öppen beställning" — för oförseglad betyder: inte planeringsbar.
  • Container-skift fungerar lite annorlunda. En container är ett hölje som samlar flera delskift; den har därför varken kund eller adress, och korten Adress och Standardutlägg utgår. Kortet Särskilda kännetecken visar hos den bara alternativet för sporadisk insats. Kryssrutan "Är en container" hittar du i expertläget i kortet Allmänt, och den kan bara sättas så länge beställningen ännu är oförseglad.
  • Sporadiska skift och tidsramsskift räknas inte med. Båda visas medvetet inte i arbetspass-stapeln i resursmonitorn, eftersom de inte avbildar något fast dagligt behov.

Prova direkt: Klacks Playground — Login admin@test.com / P@ssw0rt1, data återställs dagligen.