Přeskočit na hlavní obsah

Životní cyklus služby: Od objednávky k segmentu

Než může být služba vůbec obsazena, projde čtyřmi stupni — od volně upravitelné objednávky přes neměnnou zapečetěnou objednávku k plánovatelné službě a jejím segmentům. Smysl je v tom: co bylo dohodnuto, zůstává trvale dohledatelné; co běžný provoz poté přeplánuje, zůstává přesto pohyblivé.

Služba přitom není nutně vázána na objednávku — Klacks stejně dobře zachycuje interní, pravidelné služby bez vazby na zákazníka jako komplexní objednávky s mnoha dodávkami nebo nasazení rozdělená do několika kontejnerových dílčích služeb.

Jak to funguje​

1. Objednávka — volně upravitelná. Každá nová služba začíná zde. Na stránce služeb otevře tlačítko + nová objednávka zadávací masku; objednávku upravujete, kolikrát chcete, všechna pole jsou otevřená. V plánu se ještě neobjevuje, a tudíž na ni ani nelze naplánovat zaměstnance. Přesto to není pouhý náčrt — je to skutečná objednávka, jen ještě nezapečetěná. V seznamu služeb vede Klacks tento stupeň pod Objednávky. Přepnete-li tam na Plánovatelné služby, tlačítko se jmenuje + nová služba: založí objednávku bez vazby na zákazníka — pro obecnou práci, kterou nikdo externě neobjednává a neplatí. Karta Adresa pak odpadá; i tato služba prochází čtyřmi stupni.

2. Zapečetěná objednávka — neměnná. Je-li objednávka hotová, zapečetíte ji tlačítkem se zámkem v kartě Obecné. Od tohoto okamžiku je uzamčena a zůstává trvale zachována jako závazný obraz dohody — i tehdy, když ji běžný provoz už dávno přeplánoval. Po uložení je to nevratné. Které objednávky již dosáhly tohoto stupně, ukazuje v seznamu služeb zaškrtávací políčko Zobrazit pouze zapečetěné objednávky.

3. Plánovatelná služba — zde se plánuje. Zapečetění vytvoří v jednom kroku, a přesně jednou jedinkrát, plánovatelnou službu: kopii propojenou s objednávkou. Teprve tato služba se zobrazuje v Plánovací mřížka: vaše interaktivní časová matice, teprve na ní lze zaevidovat zaměstnance — a zůstává upravitelná. Pozdější opětovné uložení již druhou kopii nevytvoří. V seznamu služeb ji najdete pod Plánovatelné služby.

4. Segmenty — rozstřižená služba. Plánovatelnou službu lze rozstřihnout, například podle dnů nebo časových úseků. Dosavadní služba se přitom sama stane segmentem, další vznikají vedle ní. Všechny segmenty jsou opět plánovatelné a nesou pak skutečné obsazení. Zapečetěná objednávka tím zůstává nedotčena — je a zůstává smlouvou v pozadí.

Kdy je tlačítko zámku aktivní: Zůstává šedé tak dlouho, dokud není objednávka dostatečně kompletní pro plánování — jsou vyplněny zkratka, název a datum od, je zvolen alespoň jeden den v týdnu, je zvolena alespoň jedna skupina a jak počet úkolů, tak počet zaměstnanců na směnu je větší než nula. Jeho tooltip to jasně říká: „Po zapečetění je objednávka neměnná a připravená k plánování."

Jediná výjimka z neměnnosti: Nemá-li zapečetěná objednávka datum do — například proto, že se objednávka průběžně prodlužuje nebo její konec je zatím otevřený —, smíte toto jediné pole nastavit i dodatečně. Podmínkou je, že od zvoleného data ještě nejsou naplánovány žádné služby. Poté je zamknuté i toto pole jako všechna ostatní.

Příklad: 1. května zaevidujete objednávku „Svatba Müllerovi" a dva dny ji upřesňujete. 3. května zákazník potvrdí — zapečetíte. Klacks objednávku pevně zapíše a vedle ní založí plánovatelnou službu. 4. května zapíše dispečink dva zaměstnance, 5. května se služba rozstřihne na dva segmenty. 1. června se období uzavře a záznamy na segmentech jsou zamčené. Zapečetěná objednávka ze 3. května přitom nikdy nebyla změněna.

Karty zadávací masky. Maska se člení na karty, které jednotlivě rozbalujete a sbalujete; ukládá se a zahazuje přes ukládací lištu v patě pracovní plochy. Část karet se zobrazí až poté, co v kartě Obecné zapnete přepínač Expertní režim:

  • Obecné — zkratka (nejvýše 6 znaků; Klacks ji při psaní názvu automaticky navrhuje), název, datum od a do a poznámky. Zde jsou i tlačítko zámku a přepínač expertního režimu.
  • Skupina — přiřadí službu jedné nebo více skupinám. Alespoň jedna skupina je povinná; dokud žádná není zvolena, upozorní na to informační box.
  • Požadované kvalifikace — jaké kvalifikace služba vyžaduje, vždy s minimální úrovní (Nízká až Expertní) a údajem, zda je povinná.
  • Hodiny a dny v týdnu — čas od, čas do a doba trvání a dny v týdnu, kdy služba probíhá, plus dvě pravidla pro svátky. V expertním režimu můžete službu zde místo toho vést jako časový rámec: leží pak flexibilně v okně mezi časem od a časem do, a počítá se zadaná doba trvání.
  • Makro (expertní režim) — propojí službu s makrem pro výpočet trvání a mzdy.
  • Adresa — zákazník, resp. místo nasazení, vyhledávané podle jména nebo ID čísla. Filtrovací sloupec vpravo omezuje přesně toto vyhledávání.
  • Speciální vlastnosti (expertní režim) — sporadické nasazení včetně periodicity, briefing a debriefing, čas na cestu tam a zpět a počet zaměstnanců a úkolů na směnu.
  • Standardní výdaje (expertní režim) — výdaje, které u této služby pravidelně vznikají, vždy s označením, částkou a údajem, zda podléhají dani.

Jak se plánovatelné služby následně obsazují, popisují Automatické plánování: Jedno kliknutí, zbytek běží na pozadí a Plánovací mřížka: vaše interaktivní časová matice.

Dobré vědět​

  • Zapečetění zde znamená něco jiného než ve schvalovacím workflow. Zapečetění objednávky zmrazí popis služby — co je třeba udělat, natrvalo. Naproti tomu Schvalovací workflow: Od návrhu k závaznému plánu a Uzávěrka období uzamykají záznamy na konkrétních dnech. Oboje běží nezávisle na sobě.
  • Objednávky vznikají i automaticky. Vedle zadávací masky je druhou cestou import ERP: odtud přicházející objednávky rovněž nejprve skončí jako nezapečetěná objednávka a musí být zkontrolovány a zapečetěny.
  • Zapomenutá objednávka se přihlásí sama. Zůstane-li objednávka krátce před svým začátkem nezapečetěná, upozorní na to Klacksy jako proaktivní člen týmu typem nálezu „Otevřená objednávka" — nezapečetěná totiž znamená: neplánovatelná.
  • Kontejnerové služby fungují trochu jinak. Kontejner je obal, který sdružuje více dílčích služeb; nemá proto ani zákazníka, ani adresu, a karty Adresa a Standardní výdaje odpadají. Karta Speciální vlastnosti u něj zobrazuje pouze možnost sporadického nasazení. Zaškrtávací políčko „Je kontejner" najdete v expertním režimu v kartě Obecné, a nastavit jej lze pouze tehdy, dokud je objednávka ještě nezapečetěná.
  • Sporadické služby a služby s časovým rámcem se nepočítají. Obě se záměrně nezobrazují ve sloupcích služeb Monitoru zdrojů, protože nezobrazují pevnou denní potřebu.

Vyzkoušejte přímo: Klacks Playground — přihlášení admin@test.com / P@ssw0rt1, data se denně resetují.