Gå til hovedinnhold

Livssyklusen til en vakt: Fra bestilling til segment

Før en vakt i det hele tatt kan bemannes, gjennomløper den fire trinn — fra den fritt redigerbare bestillingen, via den uforanderlige forseglede bestillingen, til den planbare vakten og dens segmenter. Hensikten bak dette: Det som ble avtalt, forblir varig lesbart; det hverdagen omplanlegger etterpå, forblir likevel bevegelig.

En vakt er ikke nødvendigvis knyttet til en bestilling — Klacks avbilder like gjerne interne, regelmessige vakter uten kundetilknytning som komplekse bestillinger med mange leveranser eller oppdrag som er delt opp i flere container-segmenter.

Slik fungerer det​

1. Bestilling — fritt redigerbar. Hver ny vakt begynner her. På vaktsiden åpner knappen + ny bestilling registreringsskjemaet; du bearbeider bestillingen så ofte du vil, alle felt står åpne. Den vises ennå ikke i vaktplanen, og dermed kan det heller ikke planlegges medarbeidere på den. En ren skisse er den likevel ikke — det er en ekte bestilling, bare ennå ikke forseglet. I vaktlisten fører Klacks dette trinnet under Bestillinger. Bytter du der til Planbare vakter, heter knappen + ny vakt: Den oppretter en bestilling uten kundetilknytning — for generelt arbeid som ingen bestiller og betaler for utenfra. Kortet Adresse faller da bort; også denne vakten gjennomløper de fire trinnene.

2. Forseglet bestilling — uforanderlig. Står bestillingen fast, forsegler du den med lås-knappen i kortet Generelt. Fra dette øyeblikket er den sperret og forblir varig som det bindende bildet av avtalen — også når den løpende driften for lengst har omplanlagt vakten. Etter lagring er dette ikke reversibelt. Hvilke bestillinger som allerede har nådd dette trinnet, viser avkrysningsboksen Vis bare forseglede bestillinger i vaktlisten.

3. Planbar vakt — her planlegges det. Forseglingen oppretter i samme trekk, og nøyaktig én gang, den planbare vakten: en kopi knyttet til bestillingen. Først denne vakten vises i Planrutenettet: din interaktive tidsmatrise, først på den kan medarbeidere bookes — og den forblir redigerbar. En senere ny lagring oppretter ingen andre kopi. I vaktlisten finner du den under Planbare vakter.

4. Segmenter — den tilskårne vakten. En planbar vakt kan skjæres til, for eksempel etter dager eller tidsavsnitt. Den hittil eksisterende vakten blir da selv til ett segment, de øvrige oppstår ved siden av. Alle segmenter er i sin tur planbare og bærer da den faktiske bemanningen. Den forseglede bestillingen forblir uberørt av dette — den er og forblir kontrakten i bakgrunnen.

Når lås-knappen blir aktiv: Den forblir grå helt til bestillingen er fullstendig nok for planlegging — forkortelse, navn og fra-dato er fylt inn, minst én ukedag og minst én gruppe er valgt, og både antall oppgaver og antall medarbeidere per skift er større enn null. Verktøytipset sier det utvetydig: «Etter sperring er bestillingen uforanderlig og klar for planlegging.»

Det eneste unntaket fra uforanderligheten: Har en forseglet bestilling ikke noe til-dato — for eksempel fordi bestillingen løpende forlenges eller slutten fortsatt er åpen —, får du sette akkurat dette ene feltet også i ettertid. Forutsetning: Fra den valgte datoen er det ennå ikke planlagt vakter. Deretter er også dette feltet sperret som alle de andre.

Et eksempel: Den 1. mai registrerer du bestillingen «Bryllup Müller» og finpusser den over to dager. Den 3. mai bekrefter kunden — du forsegler. Klacks fastsetter bestillingen og oppretter den planbare vakten ved siden av. Den 4. mai fører disposisjonen inn to medarbeidere, den 5. mai skjæres vakten i to segmenter. Den 1. juni avsluttes perioden og oppføringene på segmentene sperres. Den forseglede bestillingen fra 3. mai er gjennom alt dette aldri blitt endret.

Kortene i registreringsskjemaet. Skjemaet er delt inn i kort som du folder ut og sammen hver for seg; lagring og forkasting skjer via lagringslinjen nederst i arbeidsområdet. En del av kortene vises først når du slår på bryteren Ekspertmodus i kortet Generelt:

  • Generelt — forkortelse (høyst 6 tegn; Klacks foreslår den automatisk mens du skriver navnet), navn, fra- og til-dato samt notater. Her sitter også lås-knappen og bryteren for ekspertmodus.
  • Gruppe — tilordner vakten til én eller flere grupper. Minst én gruppe er obligatorisk; så lenge ingen er valgt, gjør en infoboks oppmerksom på det.
  • Påkrevde kvalifikasjoner — hvilke kvalifikasjoner vakten krever, hver med minimumsnivå (Lav til Ekspert) og angivelse av om den er obligatorisk.
  • Timer og ukedager — fra-tid, til-tid og varighet samt ukedagene vakten faller på, i tillegg to helligdagsregler. I ekspertmodus kan du i stedet føre vakten her som en tidsramme: Den ligger da fleksibelt i vinduet mellom fra- og til-tid, og det er den registrerte varigheten som telles.
  • Makro (ekspertmodus) — knytter vakten til en makro for varighets- og lønnsberegning.
  • Adresse — kunden eller innsatsstedet, søkt opp via navn eller ID-nummer. Filterkolonnen til høyre avgrenser nettopp dette søket.
  • Spesielle kjennetegn (ekspertmodus) — sporadisk bruk samt periodisitet, briefing og debriefing, reisetid til og fra, samt antall medarbeidere og oppgaver per skift.
  • Standardutgifter (ekspertmodus) — utgifter som regelmessig påløper ved denne vakten, hver med betegnelse, beløp og angivelse av om den er skattepliktig.

Hvordan de planbare vaktene deretter bemannes, beskrives i Autoplanlegging: Ett klikk, resten kjører i bakgrunnen og Planrutenettet: din interaktive tidsmatrise.

Greit å vite​

  • Å forsegle betyr her noe annet enn i godkjenningsflyten. Å forsegle en bestilling fryser beskrivelsen av vakten — hva som skal gjøres, varig. Godkjenningsflyt: Fra utkast til bindende plan og Periodeavslutning sperrer derimot oppføringene på konkrete dager. Begge deler kjører uavhengig av hverandre.
  • Bestillinger oppstår også automatisk. Ved siden av registreringsskjemaet er ERP-import den andre veien: Bestillinger som kommer derfra, havner også først som en uforseglet bestilling og må sjekkes og forsegles.
  • En glemt bestilling melder seg. Forblir en bestilling uforseglet kort tid før den skal begynne, gjør Klacksy som proaktivt teammedlem oppmerksom på det med funntypen «Åpen bestilling» — for uforseglet betyr: ikke planbar.
  • Container-vakter fungerer litt annerledes. En container er et hylster som bunter sammen flere delvakter; den har derfor verken kunde eller adresse, og kortene Adresse og Standardutgifter faller bort. Kortet Spesielle kjennetegn viser for den bare alternativet for sporadisk bruk. Avkrysningsboksen «Er en container» finner du i ekspertmodus i kortet Generelt, og den kan bare krysses av så lenge bestillingen ennå er uforseglet.
  • Sporadiske vakter og tidsramme-vakter telles ikke med. Begge vises bevisst ikke i vaktstolpen til Ressursmonitoren, fordi de ikke avbilder et fast daglig behov.

Prøv det direkte: Klacks Playground — logg inn med admin@test.com / P@ssw0rt1, data tilbakestilles daglig.