Il ciclo di vita di un turno: dall'ordine al segmento
Prima ancora di poter essere coperto, un turno attraversa quattro fasi — dall'ordine liberamente modificabile all'ordine sigillato immutabile, poi al turno pianificabile e ai suoi segmenti. Il senso è questo: ciò che è stato concordato resta consultabile in modo duraturo, mentre ciò che la quotidianità ripianifica resta comunque flessibile.
Un turno non è per forza legato a un ordine — Klacks rappresenta tanto turni interni e regolari senza riferimento al cliente, quanto ordini complessi con molte consegne o interventi scomposti in più turni parziali di un contenitore.
Come funziona
1. Ordine — liberamente modificabile. Ogni nuovo turno comincia qui. Nella pagina dei servizi il pulsante + Nuovo ordine apre la maschera di inserimento; potete rielaborare l'ordine tutte le volte che volete, tutti i campi sono aperti. Nel piano di impiego non compare ancora — e quindi non è nemmeno possibile pianificarvi collaboratori. Non è però una semplice bozza: è un ordine vero e proprio, solo non ancora sigillato. Nell'elenco dei servizi Klacks colloca questa fase sotto Ordini. Passando a Servizi Pianificabili, il pulsante si chiama + Nuovo servizio: crea un ordine senza riferimento al cliente — per lavoro generale che nessuno commissiona né paga dall'esterno. La scheda Indirizzo viene allora a mancare; anche questo turno attraversa le quattro fasi.
2. Ordine sigillato — immutabile. Quando l'ordine è definito, lo sigillate con il pulsante a forma di lucchetto nella scheda Generale. Da quel momento è bloccato e resta in modo duraturo come immagine vincolante dell'accordo — anche quando l'attività corrente ha da tempo ripianificato il turno. Dopo il salvataggio l'operazione è irreversibile. Quali ordini abbiano già raggiunto questa fase lo mostra nell'elenco dei servizi la casella Mostra solo ordini sigillati.
3. Turno pianificabile — qui si pianifica. La sigillatura crea in un solo passaggio, e una volta sola, il turno pianificabile: una copia collegata all'ordine. Solo questo turno compare nella griglia del piano: la vostra matrice temporale interattiva, solo su di esso si possono assegnare collaboratori — e resta modificabile. Un salvataggio successivo non genera una seconda copia. Nell'elenco dei servizi lo trovate sotto Servizi Pianificabili.
4. Segmenti — il turno suddiviso. Un turno pianificabile si può suddividere, per esempio per giornate o per fasce orarie. Il turno esistente diventa esso stesso uno dei segmenti, gli altri nascono accanto. Tutti i segmenti sono a loro volta pianificabili e portano poi la copertura effettiva. L'ordine sigillato non ne viene toccato — resta il contratto sullo sfondo.
Quando il pulsante lucchetto diventa attivo: resta grigio finché l'ordine non è abbastanza completo per la pianificazione — abbreviazione, nome e data di inizio compilati, almeno un giorno della settimana e almeno un gruppo selezionati, e il numero di attività così come il numero di dipendenti per turno maggiori di zero. Il suo tooltip lo dice senza equivoci: «Dopo il blocco, l'ordine è immutabile e pronto per la pianificazione.»
L'unica eccezione all'immutabilità: se un ordine sigillato non ha una data di fine — per esempio perché si prolunga di continuo o perché il suo termine è ancora aperto —, potete impostare questo unico campo anche in un secondo momento. A condizione che a partire dalla data scelta non siano ancora pianificati turni. Successivamente anche questo campo è bloccato come tutti gli altri.
Un esempio: il 1° maggio inserite l'ordine «Matrimonio Müller» e lo affinate nell'arco di due giorni. Il 3 maggio il cliente conferma — sigillate. Klacks fissa l'ordine e accanto crea il turno pianificabile. Il 4 maggio la pianificazione vi inserisce due collaboratori, il 5 maggio il turno viene suddiviso in due segmenti. Il 1° giugno il periodo viene chiuso e le voci sui segmenti sono bloccate. In tutto questo l'ordine sigillato del 3 maggio non è mai stato modificato.
Le schede della maschera di inserimento. La maschera è composta da schede che aprite e richiudete singolarmente; il salvataggio e l'annullamento passano dalla barra di salvataggio in fondo all'area di lavoro. Una parte delle schede compare solo dopo aver attivato l'interruttore Expert Mode nella scheda Generale:
- Generale — abbreviazione (al massimo 6 caratteri; Klacks la propone automaticamente mentre digitate il nome), nome, data di inizio e data di fine nonché note. Qui si trovano anche il pulsante lucchetto e l'interruttore della modalità esperto.
- Gruppo — assegna il turno a uno o più gruppi. Almeno un gruppo è obbligatorio; finché non ne è selezionato nessuno, un riquadro informativo lo ricorda.
- Qualifiche richieste — quali qualifiche il turno esige, ciascuna con un livello minimo (da Basso a Esperto) e l'indicazione se sia vincolante.
- Ore e Giorni Feriali — ora di inizio, ora di fine e durata, oltre ai giorni della settimana in cui il turno ricorre, più due regole per i giorni festivi. In modalità esperto potete invece gestire il turno come fascia oraria: si colloca allora liberamente nella finestra tra ora di inizio e ora di fine, e ciò che conta è la durata indicata.
- Macro (modalità esperto) — collega il turno a una macro per il calcolo della durata e del salario.
- Indirizzo — il cliente, ossia il luogo di impiego, cercato per nome o numero identificativo. La colonna dei filtri a destra restringe esattamente questa ricerca.
- Caratteristiche Speciali (modalità esperto) — utilizzo sporadico con la relativa periodicità, briefing e debriefing, tempo di viaggio prima e dopo, nonché il numero di dipendenti e di attività per turno.
- Spese predefinite (modalità esperto) — le spese che ricorrono regolarmente su questo turno, ciascuna con denominazione, importo e l'indicazione se sia tassabile.
Come i turni pianificabili vengano poi coperti è descritto in Pianificazione automatica: un clic, il resto gira in background e nella griglia del piano: la vostra matrice temporale interattiva.
Da sapere
- Sigillare significa qui qualcosa di diverso rispetto al workflow di approvazione. Sigillare un ordine congela la descrizione del turno — che cosa c'è da fare, in modo duraturo. Il Workflow di approvazione: dalla bozza al piano vincolante e la chiusura periodo bloccano invece le voci su giornate concrete. Le due cose procedono indipendentemente l'una dall'altra.
- Gli ordini nascono anche automaticamente. Oltre alla maschera di inserimento, la seconda via è l'import ERP: anche gli ordini che arrivano da lì atterrano dapprima come ordini non sigillati e devono essere verificati e sigillati.
- Un ordine dimenticato si fa sentire. Se un ordine resta non sigillato poco prima del suo inizio, Klacksy come membro proattivo del team lo segnala con il tipo di rilievo «Ordine aperto» — perché non sigillato significa: non pianificabile.
- I servizi contenitore funzionano un po' diversamente. Un contenitore è un involucro che raggruppa più turni parziali; non ha quindi né cliente né indirizzo, e le schede Indirizzo e Spese predefinite vengono a mancare. La scheda Caratteristiche Speciali mostra per esso solo l'opzione dell'utilizzo sporadico. La casella «È un contenitore» si trova in modalità esperto nella scheda Generale e può essere spuntata solo finché l'ordine non è sigillato.
- I turni sporadici e quelli a fascia oraria non vengono conteggiati. Entrambi non compaiono deliberatamente nella barra dei servizi del monitor delle risorse, perché non rappresentano un fabbisogno giornaliero fisso.
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