Chuyển tới nội dung chính

Vòng đời của một dịch vụ: Từ đơn hàng đến đoạn dịch vụ

Trước khi một dịch vụ có thể được bố trí người, nó trải qua bốn giai đoạn — từ đơn hàng có thể chỉnh sửa tự do, qua đơn hàng đã niêm phong không thể thay đổi, đến dịch vụ có thể lập kế hoạch và các đoạn dịch vụ của nó. Ý nghĩa đằng sau điều này: những gì đã được thỏa thuận sẽ luôn có thể tra cứu lại được; những gì công việc hàng ngày lập kế hoạch lại sau đó vẫn giữ được sự linh hoạt.

Một dịch vụ không nhất thiết phải gắn với một đơn hàng — Klacks thể hiện được cả những dịch vụ nội bộ, định kỳ, không gắn với khách hàng, lẫn những đơn hàng phức tạp có nhiều đợt giao hàng hoặc những dịch vụ được chia thành nhiều đoạn dịch vụ Container.

Cách hoạt động​

1. Đơn hàng — có thể chỉnh sửa tự do. Mọi dịch vụ mới đều bắt đầu ở đây. Trên trang Dịch vụ, nút + đơn hàng mới mở ra màn hình nhập liệu; bạn có thể chỉnh sửa lại đơn hàng bao nhiêu lần tùy ý, mọi trường đều mở. Nó chưa xuất hiện trong kế hoạch bố trí, và vì vậy cũng chưa thể xếp nhân viên vào đó. Tuy nhiên nó không chỉ là một bản phác thảo — đó là một đơn hàng thực sự, chỉ là chưa được niêm phong. Trong danh sách dịch vụ, Klacks liệt kê giai đoạn này dưới mục Đơn hàng. Nếu bạn chuyển sang Dịch vụ có thể lập kế hoạch, nút này có tên + dịch vụ mới: nó tạo một đơn hàng không gắn với khách hàng — dành cho công việc chung mà không ai đặt hàng và trả tiền từ bên ngoài. Khi đó thẻ Địa chỉ sẽ không xuất hiện; dịch vụ này cũng trải qua bốn giai đoạn như trên.

2. Đơn hàng đã niêm phong — không thể thay đổi. Khi đơn hàng đã chắc chắn, bạn niêm phong nó bằng nút hình ổ khóa trong thẻ Thông tin chung. Kể từ thời điểm đó, nó bị khóa và được lưu giữ vĩnh viễn như một bản ghi mang tính ràng buộc của thỏa thuận — ngay cả khi hoạt động hàng ngày sau đó đã lập kế hoạch lại hoàn toàn cho dịch vụ này. Sau khi lưu, việc này không thể hoàn tác. Danh sách dịch vụ hiển thị những đơn hàng nào đã đạt đến giai đoạn này qua ô đánh dấu Chỉ hiển thị đơn hàng đã niêm phong.

3. Dịch vụ có thể lập kế hoạch — nơi việc lập kế hoạch diễn ra. Việc niêm phong tạo ra, trong một bước và đúng một lần duy nhất, dịch vụ có thể lập kế hoạch: một bản sao được liên kết với đơn hàng. Chỉ dịch vụ này mới xuất hiện trong Lưới kế hoạch: Ma trận thời gian tương tác của bạn, chỉ trên đó nhân viên mới có thể được đặt lịch — và nó vẫn có thể chỉnh sửa được. Việc lưu lại sau đó không tạo ra một bản sao thứ hai. Trong danh sách dịch vụ, bạn tìm thấy nó dưới mục Dịch vụ có thể lập kế hoạch.

4. Đoạn dịch vụ — dịch vụ đã được cắt gọt. Một dịch vụ có thể lập kế hoạch có thể được cắt gọt, chẳng hạn theo ngày hoặc theo khoảng thời gian. Dịch vụ trước đó khi đó tự trở thành một đoạn dịch vụ, các đoạn khác được tạo ra bên cạnh nó. Tất cả các đoạn dịch vụ đều có thể lập kế hoạch và mang phần bố trí nhân sự thực sự. Đơn hàng đã niêm phong không hề bị ảnh hưởng bởi việc này — nó vẫn luôn là hợp đồng nền tảng.

Khi nào nút ổ khóa được kích hoạt: Nút này vẫn ở trạng thái mờ (màu xám) cho đến khi đơn hàng đủ hoàn chỉnh để lập kế hoạch — Viết tắt, Tên và Ngày bắt đầu đã được điền, ít nhất một ngày trong tuần và ít nhất một nhóm đã được chọn, và cả Số lượng công việc lẫn Số lượng nhân viên mỗi ca đều lớn hơn không. Chú thích công cụ (tooltip) của nút nói rõ điều này: „Sau khi khóa, đơn hàng không thể thay đổi và sẵn sàng để lập kế hoạch."

Ngoại lệ duy nhất đối với tính bất biến: Nếu một đơn hàng đã niêm phong không có ngày kết thúc — chẳng hạn vì đơn hàng liên tục được gia hạn hoặc thời điểm kết thúc vẫn còn để ngỏ —, bạn vẫn được phép thiết lập trường này sau đó. Điều kiện: kể từ ngày được chọn, chưa có dịch vụ nào được lập kế hoạch. Sau đó, trường này cũng bị khóa như mọi trường khác.

Một ví dụ: Vào ngày 1 tháng 5, bạn nhập đơn hàng „Đám cưới Müller" và tinh chỉnh nó trong hai ngày. Vào ngày 3 tháng 5, khách hàng xác nhận — bạn niêm phong đơn hàng. Klacks chốt lại đơn hàng và tạo bên cạnh nó dịch vụ có thể lập kế hoạch. Vào ngày 4 tháng 5, bộ phận điều phối nhập hai nhân viên vào đó, vào ngày 5 tháng 5, dịch vụ được cắt thành hai đoạn. Vào ngày 1 tháng 6, kỳ được chốt lại và các mục trên các đoạn dịch vụ bị khóa. Đơn hàng đã niêm phong từ ngày 3 tháng 5, qua tất cả những chuyện đó, không bao giờ bị thay đổi.

Các thẻ của màn hình nhập liệu. Màn hình được chia thành các thẻ mà bạn có thể mở ra và thu gọn riêng lẻ; việc lưu và hủy được thực hiện qua thanh lưu ở chân khu vực làm việc. Một số thẻ chỉ xuất hiện khi bạn bật công tắc Chế độ chuyên gia trong thẻ Thông tin chung:

  • Thông tin chung — Viết tắt (tối đa 6 ký tự; Klacks tự động đề xuất khi bạn gõ tên), Tên, Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc cũng như ghi chú. Đây cũng là nơi có nút ổ khóa và công tắc Chế độ chuyên gia.
  • Nhóm — gán dịch vụ vào một hoặc nhiều nhóm. Ít nhất một nhóm là bắt buộc; chừng nào chưa có nhóm nào được chọn, một hộp thông tin sẽ nhắc bạn.
  • Trình độ chuyên môn yêu cầu — dịch vụ đòi hỏi những trình độ chuyên môn nào, kèm bậc tối thiểu (Thấp đến Chuyên gia) và thông tin liệu nó có bắt buộc hay không.
  • Giờ và ngày trong tuần — Giờ bắt đầu, Giờ kết thúc và Thời lượng cũng như các ngày trong tuần mà dịch vụ diễn ra, kèm hai quy tắc ngày lễ. Trong Chế độ chuyên gia, bạn có thể thay vào đó dẫn dịch vụ này như một khung thời gian: khi đó nó nằm linh hoạt trong khoảng giữa Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc, và thời lượng đã nhập sẽ được tính.
  • Macro (Chế độ chuyên gia) — liên kết dịch vụ với một macro để tính thời lượng và tính lương.
  • Địa chỉ — khách hàng hay địa điểm làm việc, được tìm theo tên hoặc số ID. Cột bộ lọc bên phải giới hạn đúng phạm vi tìm kiếm này.
  • Đặc điểm đặc biệt (Chế độ chuyên gia) — hoạt động không thường xuyên kèm chu kỳ, briefing và debriefing, thời gian di chuyển đến và về, cũng như số lượng nhân viên và công việc mỗi ca.
  • Chi phí tiêu chuẩn (Chế độ chuyên gia) — các khoản chi phí thường xuyên phát sinh với dịch vụ này, mỗi khoản kèm tên gọi, số tiền và thông tin liệu có phải chịu thuế hay không.

Cách các dịch vụ có thể lập kế hoạch sau đó được bố trí nhân sự được mô tả trong Tự động lập kế hoạch: Một cú nhấp, phần còn lại chạy trong nền và Lưới kế hoạch: Ma trận thời gian tương tác của bạn.

Điều cần biết​

  • Niêm phong ở đây mang một ý nghĩa khác so với trong Quy trình phê duyệt. Việc niêm phong một đơn hàng đóng băng phần mô tả của dịch vụ — điều cần làm, một cách vĩnh viễn. Ngược lại, Quy trình phê duyệt: Từ bản dự thảo đến kế hoạch ràng buộc và Chốt kỳ khóa các mục ở những ngày cụ thể. Cả hai hoạt động độc lập với nhau.
  • Đơn hàng cũng phát sinh tự động. Bên cạnh màn hình nhập liệu, nhập ERP là con đường thứ hai: các đơn hàng đến từ đó cũng ban đầu xuất hiện dưới dạng đơn hàng chưa niêm phong và phải được kiểm tra rồi niêm phong.
  • Một đơn hàng bị quên sẽ tự lên tiếng. Nếu một đơn hàng vẫn chưa được niêm phong ngay trước thời điểm bắt đầu, Klacksy: Thành viên chủ động trong nhóm sẽ nhắc nhở bằng loại phát hiện „Đơn hàng còn mở" — vì chưa niêm phong nghĩa là chưa thể lập kế hoạch.
  • Các dịch vụ Container hoạt động hơi khác. Một Container là một lớp vỏ gộp nhiều dịch vụ con lại với nhau; vì vậy nó không có khách hàng lẫn địa chỉ, và các thẻ Địa chỉ cũng như Chi phí tiêu chuẩn sẽ không xuất hiện. Thẻ Đặc điểm đặc biệt ở nó chỉ hiển thị tùy chọn cho hoạt động không thường xuyên. Ô đánh dấu „Là một Container" nằm trong Chế độ chuyên gia, ở thẻ Thông tin chung, và chỉ có thể được đặt chừng nào đơn hàng vẫn chưa niêm phong.
  • Dịch vụ không thường xuyên và dịch vụ khung thời gian không được tính vào. Cả hai đều cố ý không xuất hiện trong thanh Ca làm việc của Giám sát tài nguyên, vì chúng không thể hiện một nhu cầu hàng ngày cố định.

Dùng thử ngay: Klacks Playground — Đăng nhập admin@test.com / P@ssw0rt1, dữ liệu được đặt lại mỗi ngày.