Przejdź do głównej zawartości

Cykl życia dyżuru: od zlecenia do segmentu

Zanim dyżur w ogóle będzie mógł zostać obsadzony, przechodzi przez cztery etapy — od swobodnie edytowalnego zlecenia, przez niezmienne zapieczętowane zlecenie, do dyżuru planowalnego i jego segmentów. Sens tego jest taki: to, co zostało uzgodnione, pozostaje trwale możliwe do odczytania; to, co codzienność później przeplanowuje, mimo to pozostaje ruchome.

Dyżur nie musi być przy tym koniecznie powiązany z zamówieniem — Klacks odwzorowuje zarówno wewnętrzne, regularne dyżury bez powiązania z klientem, jak i złożone zlecenia z licznymi dostawami lub działania podzielone na kilka segmentów kontenerowych.

Jak to działa​

1. Zlecenie — swobodnie edytowalne. Tu zaczyna się każdy nowy dyżur. Na stronie dyżurów przycisk + nowe zamówienie otwiera formularz wprowadzania; zlecenie możesz poprawiać tak często, jak chcesz, wszystkie pola pozostają otwarte. W grafiku dyżurów jeszcze się nie pojawia, więc nie da się na nim jeszcze zaplanować pracowników. Mimo to nie jest to zwykły szkic — to prawdziwe zlecenie, tylko jeszcze niezapieczętowane. Na liście dyżurów Klacks prowadzi ten etap pod nazwą Zamówienia. Gdy przełączysz się tam na Dyżury planowalne, przycisk nazywa się + nowy dyżur: tworzy zlecenie bez powiązania z klientem — na potrzeby ogólnej pracy, której nikt zewnętrzny nie zleca i nie płaci za nią. Karta Adres wtedy odpada; ten dyżur również przechodzi przez cztery etapy.

2. Zapieczętowane zlecenie — niezmienne. Gdy zlecenie jest ustalone, pieczętujesz je przyciskiem kłódki na karcie Ogólne. Od tego momentu jest zablokowane i pozostaje trwale zachowane jako wiążący obraz uzgodnienia — nawet wtedy, gdy bieżąca działalność dawno przeplanowała dany dyżur. Po zapisaniu jest to nieodwracalne. Które zlecenia osiągnęły już ten etap, pokazuje na liście dyżurów pole wyboru Pokaż tylko zapieczętowane zamówienia.

3. Dyżur planowalny — tu odbywa się planowanie. Zapieczętowanie tworzy jednym krokiem, i to dokładnie jeden jedyny raz, dyżur planowalny: kopię powiązaną ze zleceniem. Dopiero ten dyżur pojawia się na stronie Siatka planu: Twoja interaktywna macierz czasu, dopiero na nim można rezerwować pracowników — i pozostaje on edytowalny. Późniejszy ponowny zapis nie tworzy drugiej kopii. Na liście dyżurów znajdziesz go pod Dyżury planowalne.

4. Segmenty — przycięty dyżur. Dyżur planowalny można przyciąć, na przykład według dni lub odcinków czasu. Dotychczasowy dyżur sam staje się przy tym jednym segmentem, obok powstają kolejne. Wszystkie segmenty są z kolei planowalne i to one niosą właściwą obsadę. Zapieczętowane zlecenie pozostaje przy tym nietknięte — jest i pozostaje umową w tle.

Kiedy przycisk kłódki staje się aktywny: pozostaje szary, dopóki zlecenie nie jest wystarczająco kompletne do planowania — wypełnione są skrót, nazwa i data „od", wybrany jest co najmniej jeden dzień tygodnia i co najmniej jedna grupa, a zarówno liczba zadań, jak i liczba pracowników na zmianę są większe od zera. Jego podpowiedź (tooltip) mówi to jednoznacznie: „Po zablokowaniu zlecenie jest niezmienne i gotowe do planowania".

Jedyny wyjątek od niezmienności: jeśli zapieczętowane zlecenie nie ma daty „do" — na przykład dlatego, że zlecenie stale się przedłuża lub jego koniec jest wciąż otwarty — możesz to jedno pole ustawić także później. Warunek: od wybranej daty nie zaplanowano jeszcze żadnych dyżurów. Potem także to pole jest zablokowane jak wszystkie pozostałe.

Przykład: 1 maja wprowadzasz zlecenie „Wesele Müller" i doprecyzowujesz je przez dwa dni. 3 maja klient potwierdza — pieczętujesz zlecenie. Klacks utrwala zlecenie i zakłada obok niego dyżur planowalny. 4 maja dyspozycja wpisuje dwóch pracowników, 5 maja dyżur zostaje przycięty na dwa segmenty. 1 czerwca okres zostaje zamknięty, a wpisy na segmentach są zablokowane. Zapieczętowane zlecenie z 3 maja przez to wszystko nigdy nie zostało zmienione.

Karty formularza wprowadzania. Formularz dzieli się na karty, które rozwijasz i zwijasz pojedynczo; zapis i odrzucanie odbywa się przez pasek zapisu u dołu obszaru roboczego. Część kart pojawia się dopiero, gdy na karcie Ogólne włączysz przełącznik Tryb eksperta:

  • Ogólne — skrót (maksymalnie 6 znaków; Klacks proponuje go automatycznie podczas wpisywania nazwy), nazwa, data „od" i „do" oraz notatki. Tu znajdują się także przycisk kłódki i przełącznik trybu eksperta.
  • Grupa — przypisuje dyżur do jednej lub kilku grup. Co najmniej jedna grupa jest obowiązkowa; dopóki żadna nie jest wybrana, zwraca na to uwagę okno informacyjne.
  • Wymagane kwalifikacje — jakich kwalifikacji wymaga dyżur, każda z minimalnym poziomem (od niskiego do eksperckiego) i informacją, czy jest obowiązkowa.
  • Godziny i dni tygodnia — czas „od", czas „do" i czas trwania oraz dni tygodnia, w które dyżur występuje, a do tego dwie reguły świąteczne. W trybie eksperta możesz zamiast tego prowadzić dyżur jako ramy czasowe: leży on wtedy elastycznie w oknie między czasem „od" a czasem „do", a liczony jest wprowadzony czas trwania.
  • Makro (tryb eksperta) — łączy dyżur z makrem do obliczania czasu trwania i wynagrodzenia.
  • Adres — klient lub miejsce realizacji, wyszukiwane po nazwie lub numerze ID. Kolumna filtrów po prawej zawęża dokładnie to wyszukiwanie.
  • Cechy specjalne (tryb eksperta) — sporadyczne wykorzystanie wraz z cyklicznością, briefing i debriefing, czas dojazdu i powrotu oraz liczba pracowników i zadań na zmianę.
  • Standardowe wydatki (tryb eksperta) — wydatki, które regularnie występują przy tym dyżurze, każdy z oznaczeniem, kwotą i informacją, czy podlega opodatkowaniu.

Jak dyżury planowalne są następnie obsadzane, opisują Planowanie automatyczne: jedno kliknięcie, reszta w tle oraz Siatka planu: Twoja interaktywna macierz czasu.

Warto wiedzieć​

  • Pieczętowanie oznacza tu coś innego niż w procesie zatwierdzania. Zapieczętowanie zlecenia zamraża opis dyżuru — co ma zostać zrobione, trwale. Proces zatwierdzania: od szkicu do wiążącego planu i Zamknięcie okresu blokują natomiast wpisy w konkretnych dniach. Oba procesy działają niezależnie od siebie.
  • Zlecenia powstają też automatycznie. Obok formularza wprowadzania drugą drogą jest import ERP: pochodzące stamtąd zamówienia trafiają początkowo również jako niezapieczętowane zlecenie i muszą zostać sprawdzone oraz zapieczętowane.
  • Zapomniane zlecenie daje o sobie znać. Jeśli zlecenie pozostaje niezapieczętowane tuż przed swoim rozpoczęciem, zwraca na to uwagę Klacksy jako proaktywny członek zespołu za pomocą typu spostrzeżenia „Otwarte zlecenie" — bo niezapieczętowane oznacza: nieplanowalne.
  • Dyżury kontenerowe działają nieco inaczej. Kontener to powłoka, która grupuje kilka dyżurów cząstkowych; dlatego nie ma ani klienta, ani adresu, a karty Adres i Standardowe wydatki odpadają. Karta Cechy specjalne pokazuje w jego przypadku tylko opcję sporadycznego wykorzystania. Pole wyboru „Jest kontenerem" znajdziesz w trybie eksperta na karcie Ogólne, a ustawić je można tylko, dopóki zlecenie jest jeszcze niezapieczętowane.
  • Dyżury sporadyczne i dyżury w ramach czasowych nie są wliczane. Oba celowo nie pojawiają się na pasku dyżurów w Monitorze zasobów, ponieważ nie odwzorowują stałego dziennego zapotrzebowania.

Wypróbuj od razu: Klacks Playground — login admin@test.com / P@ssw0rt1, dane są resetowane codziennie.