מחזור החיים של משמרת: מהזמנה לקטע

לפני שמשמרת בכלל יכולה להיות מאוישת, היא עוברת ארבעה שלבים — מהזמנה הניתנת לעריכה חופשית, דרך ההזמנה החתומה הבלתי ניתנת לשינוי, ועד למשמרת הניתנת לתכנון ולקטעים שלה. הרעיון מאחורי כך: מה שסוכם נשאר קריא לצמיתות; מה שהיומיום מתכנן מחדש לאחר מכן נשאר בכל זאת נייד.

משמרת אינה חייבת להיות קשורה להזמנה — Klacks מייצג באותה מידה משמרות פנימיות וקבועות ללא זיקה ללקוח, כמו גם הזמנות מורכבות עם אספקות רבות או שיבוצים המפוצלים למספר קטעי Container.

איך זה עובד

1. הזמנה — ניתנת לעריכה חופשית. כל משמרת חדשה מתחילה כאן. בעמוד המשמרות, הכפתור + הזמנה חדשה פותח את מסך ההזנה; אתם משכתבים את ההזמנה כמה פעמים שתרצו, כל השדות פתוחים. בתוכנית השיבוץ היא עדיין אינה מופיעה, וכך גם לא ניתן לשבץ עליה עובדים. עם זאת, היא אינה סתם טיוטה — היא הזמנה אמיתית, רק שעדיין לא נחתמה. ברשימת המשמרות Klacks מנהל שלב זה תחת הזמנות. אם עוברים שם למשמרות לתכנון, הכפתור נקרא + משמרת חדשה: הוא יוצר הזמנה ללא זיקה ללקוח — עבור עבודה כללית שאף אחד מבחוץ לא מזמין ומשלם עבורה. כרטיס כתובת נעדר אז; גם משמרת זו עוברת את ארבעת השלבים.

2. הזמנה חתומה — בלתי ניתנת לשינוי. כאשר ההזמנה סופית, חותמים אותה בכפתור המנעול בכרטיס כללי. מרגע זה היא נעולה ונשארת לצמיתות כתיעוד מחייב של מה שסוכם — גם אז, כאשר הפעילות השוטפת כבר תכננה מחדש את המשמרת מזמן. לאחר השמירה, זה בלתי הפיך. אילו הזמנות כבר הגיעו לשלב זה מוצג ברשימת המשמרות בתיבת הסימון הצג רק הזמנות חתומות.

3. משמרת הניתנת לתכנון — כאן מתכננים. החתימה יוצרת בפעולה אחת, ופעם אחת בדיוק, את המשמרת הניתנת לתכנון: עותק המקושר להזמנה. רק משמרת זו מופיעה ברשת התכנון: מטריצת הזמן האינטראקטיבית שלכם, רק עליה ניתן לשבץ עובדים — והיא נשארת ניתנת לעריכה. שמירה חוזרת מאוחרת יותר אינה יוצרת עותק שני. ברשימת המשמרות תמצאו אותה תחת משמרות לתכנון.

4. קטעים — המשמרת המחותכת. משמרת הניתנת לתכנון ניתנת לחיתוך, למשל לפי ימים או פרקי זמן. המשמרת הקיימת הופכת בעצמה לאחד הקטעים, והאחרים נוצרים לצדה. כל הקטעים ניתנים לתכנון בתורם, ורק הם נושאים את האיוש בפועל. ההזמנה החתומה אינה נוגעת בכך כלל — היא הייתה ונשארת החוזה שברקע.

מתי כפתור המנעול הופך לפעיל: הוא נשאר אפור כל עוד ההזמנה אינה שלמה מספיק לתכנון — קיצור, שם ותאריך מ' מולאו, נבחרו לפחות יום שבוע אחד וקבוצה אחת, וגם מספר המשימות וגם מספר העובדים למשמרת גדולים מאפס. הרמז הצף שלו אומר זאת בבירור: "לאחר הנעילה ההזמנה בלתי ניתנת לשינוי ומוכנה לתכנון."

היוצא מן הכלל היחיד מהבלתי-ניתנות-לשינוי: אם להזמנה חתומה אין תאריך עד — למשל מכיוון שההזמנה מתארכת כל הזמן או שסיומה עדיין פתוח — מותר לכם לקבוע שדה יחיד זה גם בדיעבד. תנאי: החל מהתאריך הנבחר טרם תוכננו משמרות. לאחר מכן, גם שדה זה נעול ככל השאר.

דוגמה: ב-1 במאי אתם רושמים את ההזמנה "חתונת מילר" ומשכללים אותה במשך יומיים. ב-3 במאי הלקוח מאשר — אתם חותמים. Klacks קובע את ההזמנה לצמיתות ויוצר לצדה את המשמרת הניתנת לתכנון. ב-4 במאי הסידור מזין שני עובדים, ב-5 במאי המשמרת נחתכת לשני קטעים. ב-1 ביוני התקופה נסגרת והרשומות על הקטעים ננעלות. ההזמנה החתומה מ-3 במאי, לאורך כל זה, מעולם לא שונתה.

כרטיסי מסך ההזנה. המסך מחולק לכרטיסים שניתן לפתוח ולסגור בנפרד; שמירה וביטול מתבצעים דרך סרגל השמירה בתחתית סביבת העבודה. חלק מהכרטיסים מופיעים רק כאשר מפעילים בכרטיס כללי את המתג מצב מומחה:

• כללי — קיצור (עד 6 תווים לכל היותר; Klacks מציע אותו אוטומטית תוך כדי הקלדת השם), שם, תאריך מ' ותאריך עד, וכן הערות. כאן יושבים גם כפתור המנעול והמתג של מצב מומחה.
• קבוצה — משייכת את המשמרת לקבוצה אחת או יותר. לפחות קבוצה אחת היא חובה; כל עוד לא נבחרה אף אחת, תיבת מידע מציינת זאת.
• כישורים נדרשים — אילו כישורים המשמרת דורשת, כל אחד עם רמת מינימום (נמוכה ועד מומחה) וציון אם הוא מחייב.
• שעות וימי שבוע — שעת התחלה, שעת סיום ומשך, וכן ימי השבוע שבהם המשמרת חלה, בתוספת שני כללי חג. במצב מומחה ניתן במקום זאת לנהל את המשמרת כמסגרת זמן: היא יושבת אז באופן גמיש בחלון שבין שעת ההתחלה לשעת הסיום, והמשך הרשום הוא זה שנספר.
• Macro (מצב מומחה) — מקשר את המשמרת למאקרו לחישוב משך ושכר.
• כתובת — הלקוח, כלומר מקום העבודה, מחופש לפי שם או מספר זיהוי. עמודת הסינון מימין מצמצמת בדיוק את החיפוש הזה.
• מאפיינים מיוחדים (מצב מומחה) — שימוש ספורדי כולל תדירותו, תדרוך ותחקיר, זמן נסיעה הלוך ושוב, וכן מספר העובדים והמשימות למשמרת.
• הוצאות ברירת מחדל (מצב מומחה) — הוצאות המתלוות בקביעות למשמרת זו, כל אחת עם תיאור, סכום וציון אם היא חייבת במס.

כיצד המשמרות הניתנות לתכנון מאוישות לאחר מכן מתואר בתכנון אוטומטי: לחיצה אחת, השאר רץ ברקע וברשת התכנון: מטריצת הזמן האינטראקטיבית שלכם.

טוב לדעת

• חתימה כאן פירושה משהו אחר מאשר בתהליך האישור. חתימת הזמנה מקפיאה את התיאור של המשמרת — מה יש לעשות, לצמיתות. תהליך אישור: מטיוטה לתוכנית מחייבת וסגירת תקופה נועלים לעומת זאת את הרשומות בימים קונקרטיים. שני התהליכים פועלים ללא תלות זה בזה.
• הזמנות נוצרות גם אוטומטית. לצד מסך ההזנה, ייבוא ERP הוא הדרך השנייה: הזמנות המגיעות משם נוחתות גם הן תחילה כהזמנה לא חתומה, וצריך לבדוק ולחתום עליהן.
• הזמנה שנשכחה מזכירה את עצמה. אם הזמנה נשארת לא חתומה זמן קצר לפני תחילתה, Klacksy כחבר צוות פרואקטיבי מפנה אליה תשומת לב באמצעות סוג הממצא "הזמנה פתוחה" — שכן לא חתומה משמעו: לא ניתנת לתכנון.
• משמרות Container פועלות מעט אחרת. Container הוא מעטפת המאגדת כמה משמרות חלקיות; לכן אין לו לא לקוח ולא כתובת, והכרטיסים כתובת והוצאות ברירת מחדל נעדרים. הכרטיס מאפיינים מיוחדים מציג אצלו רק את האפשרות לשימוש ספורדי. את תיבת הסימון "זהו Container" תמצאו במצב מומחה בכרטיס כללי, וניתן לסמן אותה רק כל עוד ההזמנה עדיין לא נחתמה.
• משמרות ספורדיות ומשמרות מסגרת-זמן אינן נספרות. שתיהן אינן מופיעות בכוונה בסרגל המשמרות של מוניטור המשאבים, מכיוון שהן אינן מייצגות ביקוש יומי קבוע.

---

נסו ישירות: Klacks Playground — התחברות admin@test.com / P@ssw0rt1, הנתונים מתאפסים מדי יום.