mitarbeiter-und-stammdaten
Die Adress- und Personenverwaltung ist das Herzstück Ihrer Stammdaten: Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden sowie Externe mit Adressen, Kontaktdaten, Verträgen, Gruppenzugehörigkeit und Qualifikationen — erreichbar über das Personen-Symbol in der Navigation.
So funktioniert es
Mitarbeitende anlegen: Pflichtfelder sind Vorname, Nachname und Geschlecht (Frau/Mann/Intersexualität/juristische Person). Optional erfassen Sie Geburtsdatum, E-Mail, Telefon, Adresse (Strasse, PLZ, Ort, Kanton, Land) sowie Gruppe/Abteilung. Alternativ können Sie das Anlegen auch dem Assistenten Klacksy überlassen («erstelle einen Mitarbeiter …»).
Status: Der Status ergibt sich automatisch aus dem Ein- und Austrittsdatum der Mitgliedschaft — es gibt kein manuelles Status-Feld. Man unterscheidet Aktive (Mitgliedschaft läuft aktuell), Ehemalige (Austrittsdatum liegt in der Vergangenheit) und Zukünftige (Eintrittsdatum liegt noch bevor).
Gruppen und Abteilungen: Mitarbeitende können Gruppen zugeordnet werden. Die Struktur ist hierarchisch (z. B. Klacks AG > IT > Entwicklung), Mehrfachzuordnung ist erlaubt, und Berechtigungen lassen sich auf Gruppenebene steuern.
Verträge: Jede Person kann mehrere Verträge haben, z. B. bei einem Pensum-Wechsel. Die Vertragsvorlagen selbst sind frei definierbar: Unter Einstellungen > Verträge legen Sie eigene Verträge mit Namen, Pensum, Soll-/Maximal-/Minimalstunden, Zuschlägen (Nacht-, Sonn- und Feiertag) und Zahlungsintervall an; jedem Vertrag lässt sich zusätzlich ein eigener Feiertagskalender zuordnen, wodurch sich z. B. kantonal unterschiedliche Feiertage abbilden lassen. Jeder Vertrag gilt zeitlich begrenzt oder unbefristet.
Import: Ein CSV-Import für Stammdaten existiert nicht. Bestehende Verzeichnisse übernehmen Sie automatisch per LDAP-/Active-Directory-Synchronisation über einen Identity Provider; einzelne Personen legen Sie manuell oder per Klacksy an.
Suchen und Filtern: Die Freitextsuche findet Personen nach Name, Vorname, Firma oder Personalnummer sowie über Telefonnummer/PLZ; zusätzlich können Sie nach Kanton, Status (Aktive/Ehemalige/Zukünftige) und Gruppe filtern.
Gut zu wissen
- Nur Aktive sind planbar — prüfen Sie das Ein-/Austrittsdatum der Mitgliedschaft, wenn jemand im Dienstplan nicht auftaucht.
- Mehrere Verträge pro Person sind normal, etwa bei einem Pensum-Wechsel — Sie müssen dafür keine zweite Person anlegen. Neue Vertragsvorlagen (Pensum, Zuschläge, Kalender) legen Sie selbst unter Einstellungen > Verträge an.
- Legen Sie zuerst die Gruppenstruktur an und ordnen Sie die Personen dann zu — so greifen die Berechtigungen auf Gruppenebene von Anfang an.
Direkt ausprobieren: Klacks Playground — Login admin@test.com / P@ssw0rt1, Daten werden täglich zurückgesetzt.