Escalatie en oproepdienst
Iemand valt uit, en de dienst begint over enkele uren. Klacks maakt dan niet lukraak het hele team wakker, maar doorloopt een vastgelegde oproeplijst — de ene persoon na de andere, tot iemand de dienst overneemt.
Zo werkt het
- De keten wordt gestart bij het dekken van een uitval: Voor elke betrokken dag waarop de uitgevallen persoon een dienst had, maakt Klacks een eigen escalatie aan — met verwijzing naar precies die dienst (zie Afwezigheden in beeld).
- De oproeplijst richt u eenmalig in: Onder Instellingen > Escalatie-oproeplijst staan alle gebruikers met groepszichtbaarheid en een vastgelegd telefoonnummer. De volgorde bepaalt u met drag-and-drop, ze wordt meteen opgeslagen — één volgorde voor het hele bedrijf.
- Wie daadwerkelijk wordt opgeroepen, blijkt pas in het echte geval: Klacks neemt uit uw volgorde de personen met zichtbaarheid op de bovenliggende groep, slaat iedereen over die op dat moment als afwezig is geregistreerd, en hangt de admins als vangnet aan het einde.
- Er wordt op meerdere manieren gemeld: De aanvraag komt altijd in de Klacks-inbox terecht, verschijnt bij aangemelde personen direct in de app en gaat bovendien via de gekoppelde messenger naar buiten — want om 3 uur 's nachts zit niemand achter een geopende browser. Messengerkoppeling en het automatisch doorschuiven van de keten worden per installatie ingeschakeld.
- Toezeggen gebeurt met één woord: Wie op dat moment is aangevraagd, antwoordt kort in de messenger («Ik neem het over»); admins kunnen in plaats daarvan Overnemen gebruiken op de pagina Lopende escalaties. Daarna krijgt de toezeggende persoon een bevestiging, alle eerder aangevraagde personen een stille notitie — niemand wordt een tweede keer wakker gemaakt.
Goed om te weten
- De deadline is niet het begin van de dienst zelf, maar een marge daarvoor (standaard twee uur) — zo blijft er voor de overnemende persoon nog tijd om op weg te gaan.
- Hoeveel tijd een stap krijgt, berekent Klacks uit de resterende marge: hoe dichter de dienst nadert, hoe korter de rondes. Wordt het voor een opeenvolging te krap, dan vraagt Klacks alle overgeblevenen tegelijk aan.
- Op de pagina Lopende escalaties ziet u bij elke stap de status — wachtend, aangevraagd, overgenomen, geen reactie, overgeslagen of geannuleerd. Loopt er een escalatie, dan verschijnt bovendien een waarschuwingspictogram in de kopregel.
- Oproeplijst en overzicht zijn voorbehouden aan admins (zie Rollen en rechten). Een lopende escalatie mogen admins afbreken — met een reden, zodat later nog na te gaan is waarom de keten is gestopt.
- Wie geen telefoonnummer in het gebruikersaccount heeft, verschijnt al helemaal niet in de oproeplijst. Voor de aanvraag via de messenger is bovendien een gekoppeld messengercontact nodig. Afwezigheden van de oproepdienst beheert u rechtstreeks in dezelfde lijst: van–tot, met optionele reden, desgewenst permanent.
Direct uitproberen: Klacks Playground — login admin@test.com / P@ssw0rt1, gegevens worden dagelijks gereset.