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Eskalation und Rufbereitschaft

Jemand fällt aus, und der Dienst beginnt in wenigen Stunden. Klacks weckt dann nicht wahllos das ganze Team, sondern arbeitet eine hinterlegte Rufliste ab — eine Person nach der anderen, bis jemand übernimmt.

So funktioniert es​

  • Ausgelöst wird die Kette beim Decken eines Ausfalls: Für jeden betroffenen Tag, an dem die ausgefallene Person einen Dienst hatte, legt Klacks eine eigene Eskalation an — mit Bezug auf genau diesen Dienst (siehe Absenzen im Blick).
  • Die Rufliste richten Sie einmal ein: Unter Einstellungen > Eskalations-Rufliste stehen alle Benutzer mit Gruppensichtbarkeit und hinterlegter Telefonnummer. Die Reihenfolge bestimmen Sie per Drag & Drop, sie wird sofort gespeichert — eine Reihenfolge für den ganzen Betrieb.
  • Wer tatsächlich gerufen wird, entscheidet sich im Ernstfall: Klacks nimmt aus Ihrer Reihenfolge die Personen mit Sichtbarkeit auf der übergeordneten Gruppe, überspringt alle, die gerade als abwesend eingetragen sind, und hängt die Administratoren als Auffangnetz ans Ende.
  • Benachrichtigt wird auf mehreren Wegen: Die Anfrage landet immer im Klacks-Posteingang, erscheint bei angemeldeten Personen sofort in der App und geht zusätzlich über den angebundenen Messenger hinaus — denn um 3 Uhr nachts sitzt niemand vor einem offenen Browser. Messenger-Anbindung und das automatische Weiterrücken der Kette werden pro Installation freigeschaltet.
  • Zugesagt wird mit einem Wort: Wer gerade angefragt ist, antwortet kurz im Messenger («Ich übernehme»); Administratoren können stattdessen Übernehmen auf der Seite Laufende Eskalationen nutzen. Danach erhält die zusagende Person eine Bestätigung, alle vorher Angefragten eine stille Notiz — geweckt wird niemand ein zweites Mal.

Gut zu wissen​

  • Die Frist ist nicht der Dienstbeginn selbst, sondern ein Vorlauf davor (im Standard zwei Stunden) — so bleibt der übernehmenden Person noch Zeit, sich auf den Weg zu machen.
  • Wie lange eine Stufe Zeit hat, rechnet Klacks aus der verbleibenden Frist: Je näher der Dienst rückt, desto kürzer die Runden. Wird es für ein Nacheinander zu knapp, fragt Klacks alle Verbleibenden gleichzeitig.
  • Auf der Seite Laufende Eskalationen sehen Sie zu jeder Stufe den Stand — wartet, angefragt, übernommen, keine Antwort, übersprungen oder storniert. Läuft eine Eskalation, erscheint zusätzlich ein Warnsymbol in der Kopfzeile.
  • Rufliste und Übersicht sind Administratoren vorbehalten (siehe Rollen und Rechte). Eine laufende Eskalation dürfen Administratoren abbrechen — mit Begründung, damit später nachvollziehbar bleibt, warum die Kette gestoppt wurde.
  • Wer keine Telefonnummer im Benutzerkonto hat, erscheint gar nicht erst in der Rufliste. Für die Anfrage über den Messenger braucht es zusätzlich einen gekoppelten Messenger-Kontakt. Abwesenheiten der Rufbereitschaft pflegen Sie direkt in derselben Liste: von–bis, mit optionalem Grund, auf Wunsch dauerhaft.

Direkt ausprobieren: Klacks Playground — Login admin@test.com / P@ssw0rt1, Daten werden täglich zurückgesetzt.