Lewati ke konten utama

Eskalasi dan Kesiapsiagaan Panggilan

Seseorang berhalangan hadir, dan shift akan dimulai dalam beberapa jam. Klacks tidak lantas membangunkan seluruh tim secara sembarangan, melainkan menjalankan daftar panggilan yang telah ditetapkan — satu orang demi satu orang, sampai ada yang bersedia mengambil alih.

Cara Kerjanya​

  • Rantai ini dipicu saat mengisi kekosongan akibat ketidakhadiran: Untuk setiap hari yang terdampak, di mana orang yang berhalangan tersebut memiliki shift, Klacks membuat eskalasi tersendiri — dengan mengacu tepat pada shift tersebut (lihat Pantau Absensi).
  • Anda menyiapkan daftar panggilan sekali saja: Di Pengaturan > Daftar Panggilan Eskalasi terdapat semua pengguna dengan visibilitas grup dan nomor telepon yang tersimpan. Urutannya Anda tentukan melalui drag & drop, dan langsung tersimpan — satu urutan untuk seluruh operasional.
  • Siapa yang benar-benar dihubungi, ditentukan pada saat kejadian sesungguhnya: Dari urutan Anda, Klacks memilih orang-orang yang memiliki visibilitas pada grup induk yang bersangkutan, melewati semua orang yang saat itu tercatat sedang tidak hadir, dan menempatkan para administrator sebagai jaring pengaman di akhir.
  • Pemberitahuan dilakukan melalui beberapa jalur: Permintaan selalu masuk ke kotak masuk Klacks, langsung muncul di aplikasi bagi orang yang sedang login, dan tambahan juga dikirim melalui Messenger yang terhubung — karena pukul 3 pagi tidak ada orang yang duduk di depan browser yang terbuka. Koneksi Messenger dan pergerakan otomatis rantai eskalasi diaktifkan per instalasi.
  • Kesediaan cukup dijawab dengan satu kata: Orang yang sedang dihubungi cukup membalas singkat di Messenger («Saya ambil alih»); sebagai gantinya, administrator dapat menggunakan Ambil Alih di halaman Eskalasi yang Sedang Berlangsung. Setelah itu, orang yang bersedia menerima konfirmasi, semua orang yang sebelumnya dihubungi menerima catatan diam-diam — tidak ada seorang pun yang dibangunkan untuk kedua kalinya.

Baik untuk Diketahui​

  • Batas waktunya bukan awal shift itu sendiri, melainkan jeda waktu sebelumnya (secara standar dua jam) — sehingga orang yang mengambil alih masih memiliki waktu untuk bersiap-siap berangkat.
  • Berapa lama waktu yang dimiliki setiap tahap, dihitung Klacks dari sisa batas waktu: Semakin dekat shift tersebut, semakin singkat setiap putarannya. Jika terlalu mepet untuk dilakukan berurutan, Klacks menghubungi semua orang yang tersisa secara bersamaan.
  • Di halaman Eskalasi yang Sedang Berlangsung, Anda melihat status setiap tahap — menunggu, dihubungi, diambil alih, tidak ada jawaban, dilewati, atau dibatalkan. Jika ada eskalasi yang sedang berjalan, sebuah simbol peringatan tambahan muncul di header.
  • Daftar panggilan dan ringkasan hanya diperuntukkan bagi administrator (lihat Peran dan Hak Akses). Administrator diperbolehkan membatalkan eskalasi yang sedang berlangsung — dengan alasan, agar kelak masih dapat ditelusuri mengapa rantai tersebut dihentikan.
  • Siapa yang tidak memiliki nomor telepon dalam akun penggunanya, sama sekali tidak akan muncul di daftar panggilan. Untuk permintaan melalui Messenger, dibutuhkan tambahan kontak Messenger yang telah ditautkan. Ketidakhadiran petugas siaga panggilan Anda kelola langsung di daftar yang sama: dari–sampai, dengan alasan opsional, dan dapat bersifat permanen sesuai kebutuhan.

Coba langsung: Klacks Playground — Login admin@test.com / P@ssw0rt1, data direset setiap hari.